Brex réinvente la gestion des dépenses avec Claude in Amazon Bedrock

Brex, la plateforme financière moderne associant cartes d'entreprise internationales, gestion des dépenses, services bancaires et déplacements, transforme la gestion des dépenses en intégrant des capacités d'IA directement dans ses offres de produits phares avec Claude in Amazon Bedrock

Claude aide Brex à :

• automatiser 75 % des transactions de dépenses, pour atteindre un taux de conformité de 94 % contre 70 % pour la norme du secteur ;
• faire gagner 169 000 heures par mois à ses clients dans le champ des dépenses et de la comptabilité grâce à l'automatisation ;
• économiser 56,5 millions de dollars en coûts salariaux annuels sur l'ensemble de la clientèle ;
• examiner 100 % des transactions grâce à la détection des anomalies basée sur l'IA au niveau des postes de dépenses.

Repenser la gestion des dépenses pour des expériences axées sur l'IA

Soucieux d'aider les entreprises à consommer plus intelligemment et à évoluer plus rapidement, Brex a constaté que les approches traditionnelles de gestion des dépenses atteignaient leurs limites. Les équipes de comptabilité passaient d'innombrables heures à examiner les dépenses, tandis que les employés perdaient leur temps à saisir des données fastidieuses au lieu de se concentrer sur leurs tâches principales. Le statu quo exigeait que les responsables et les vérificateurs consultent de nombreuses notes de frais, souvent sans justification claire.

« Toutes les entreprises doivent gérer leurs dépenses dès l'ouverture d'une carte d'entreprise ou d'un compte bancaire, déclare David Horn, responsable de l'IA chez Brex. Seul le niveau de maturité et de complexité change à mesure de leur développement. Avec l'IA nous pouvons éliminer la plupart de cette complexité, permettant aux équipes financières et aux employés de se concentrer sur ce qui compte vraiment. »

Le choix de Claude pour sa fiabilité de niveau entreprise

Après avoir exploré divers modèles d'IA dès 2023, Brex a choisi Claude pour ses capacités techniques et l'approche d'Anthropic en matière de développement et de sécurité des modèles.

« Ce que nous avons apprécié chez Anthropic, ce n'est pas seulement la puissance de leurs modèles, mais aussi la façon dont ils les ont positionnés pour répondre aux besoins des entreprises, poursuit David Horn. Lorsque je parle de l'IA avec mes clients, la confidentialité des données est toujours leur première préoccupation. C'est le sujet essentiel que nous devons aborder avant même de pouvoir commencer à discuter de ce qu'elle peut leur apporter. »

L'utilisation de Claude in Amazon Bedrock s'est révélée avantageuse pour la mise en œuvre en entreprise de Brex. « Le déploiement de Claude in Amazon Bedrock nous permet d'intégrer de manière transparente notre infrastructure et nos services Amazon Web Services (AWS) existants, explique Jin Shao, ingénieur logiciel chez Brex. La création d'applications d'IA efficaces nécessite plus qu'un modèle LLM : vous avez besoin de bases de connaissances, de systèmes de gestion des requêtes et de contrôles de sécurité robustes. Amazon Bedrock fournit toutes ces fonctionnalités au même endroit, réduisant ainsi nos frais généraux d'intégration. »

L'environnement AWS est aligné sur les exigences de sécurité d'entreprise de Brex (qui a augmenté son chiffre d'affaires de 80 % l'année dernière et fournit désormais des prestations à plus de 200 sociétés), Jin Shao ajoute : « Étant donné que nous hébergeons déjà nos services et bases de données sur AWS, l'implémentation de Claude in Amazon Bedrock paraissait naturelle, notamment parce qu'elle a permis de conserver notre niveau de sécurité. Cette intégration nous permet d'exploiter AWS Identify and Access Management (IAM) pour le contrôle des accès et de continuer de traiter l'ensemble des données dans le respect de nos limites de sécurité existantes, ce qui est indispensable pour gérer des informations financières sensibles. »

Brex bénéficie également de l'efficacité opérationnelle de l'environnement AWS. « Les capacités de déploiement et de surveillance rationalisées d'Amazon Bedrock ont accéléré notre processus de développement, ajoute Jin Shao. Nous pouvons tester rapidement les nouveaux modèles de Claude dès leur sortie et adapter notre implémentation sans devoir gérer une infrastructure distincte, ce qui permet à notre équipe de se concentrer sur la création d'expériences innovantes pour nos clients plutôt que sur la gestion de systèmes complexes. »

Comment Claude optimise-t-il la gestion intelligente des dépenses ?

Brex a décidé de reconstruire sa plateforme pour la baser sur l'IA. « Nous avons passé les derniers mois à repenser fondamentalement l'ensemble de la pile de gestion des dépenses, explique Tim Foster, Engineering Manager chez Brex. Au lieu d'apporter des améliorations progressives, nous avons examiné chaque point de contact, de l'employé qui soumet les dépenses à l'approbation du responsable, en passant par l'équipe financière qui les vérifie, jusqu'à l'optimisation globale des processus. Notre question principale était la suivante : comment pouvons-nous améliorer de façon exponentielle le flux de travail financier de base de nos clients grâce à l'IA ? Comment pouvons-nous reconstruire chacune de ces expériences à partir de zéro avec l'IA au centre, au lieu de simplement ajouter des fonctionnalités d'IA à nos flux de travail existants ? »

Claude permet de gérer plusieurs fonctionnalités clés de la plateforme renouvelée de Brex :

• Transmission conversationnelle des dépenses : cette nouvelle expérience pour les personnes qui ont effectué des dépenses rend le travail administratif presque invisible pour les employés. Le système analyse les informations contextuelles comme les événements du calendrier, les données de localisation et les habitudes de dépenses pour catégoriser automatiquement les dépenses et appliquer les règles de conformité sans saisie manuelle. La gestion des dépenses cesse ainsi d'être une tâche fastidieuse pour devenir un processus en arrière-plan transparent, qui améliore la conformité tout en éliminant le travail administratif.
• Interprétation des politiques basée sur l'IA : les équipes financières peuvent téléverser des documents juridiques directement dans le système au lieu de devoir réaliser des configurations selon des règles complexes. L'IA interprète ces documents de manière intelligente, éliminant ainsi la transformation des politiques en règles techniques ou en arbres de décision.
• Audit intelligent des dépenses : un workbench axé sur l'IA transforme la façon dont les équipes de comptabilité examinent les dépenses en regroupant de manière proactive les dépenses associées, en signalant les problèmes de politique et en fournissant des explications accompagnées d'actions recommandées. Ainsi, tous les examens sont plus utiles et efficaces.
• Conseils contextuels sur les politiques : le système fournit aux employés des informations pertinentes sur les politiques avant qu'ils ne dépensent plutôt que de signaler les violations après coup. Cela permet de cultiver une approche proactive de la conformité qui réduit les violations des règles tout en améliorant l'expérience des employés.

Transformer les opérations financières grâce à une automatisation intelligente

Les mises à jour basées sur l'IA chez Brex ont eu un impact significatif sur les équipes de comptabilité et les employés. Brex automatise désormais 60 % des dépenses, permettant à sa clientèle d'économiser environ 73 600 heures par mois grâce à la génération automatique de reçus et de notes de frais.

Ces avantages ont des retombées financières importantes : les clients économisent collectivement 56,5 millions de dollars en salaires par an. La génération automatique des notes de frais et des justificatifs permet d'économiser en moyenne 21 500 $ en coûts salariaux et 204 heures par an et par équipe de comptabilité.

Au-delà des économies de temps et d'argent, l'approche basée sur l'IA de Brex crée un environnement de conformité plus efficace. Alors que la norme du secteur en matière de conformité des dépenses avoisine les 70 %, les clients Brex atteignent un taux de conformité de 94 %. Ceci est rendu possible par la détection des anomalies basée sur l'IA qui examine 100 % des transactions et identifie les dépenses non conformes à la politique au niveau le plus détaillé.

« Notre objectif consiste à permettre aux employés de dépenser en toute confiance, en sachant qu'ils effectuent des achats professionnels appropriés, sans avoir besoin d'être un expert en finance, précise David Horn. Soyons honnêtes, presque personne ne lit la politique de dépenses de son entreprise du début à la fin. L'IA peut transformer cette expérience en fournissant des conseils contextuels au bon moment, avant que la dépense ne soit effectuée. Au lieu de signaler les violations après coup, nous pouvons guider les employés de manière proactive avec des informations pertinentes sur les politiques précisément au moment où ils en ont besoin. »

Cette approche permet aux équipes de comptabilité de se concentrer sur les exceptions plutôt que de tout examiner, créant ainsi un système évolutif et basé sur la confiance. « Nous préférerions que les utilisateurs examinent les exceptions plutôt que par défaut, souligne Tim Foster. »

Construire un avenir axé sur l'IA pour les opérations financières

Brex innove à l'intersection de l'IA et de la finance, en travaillant en étroite collaboration avec Anthropic et AWS pour étendre ses capacités de gestion des dépenses avec Claude. La vision de l'entreprise va au-delà de la simple automatisation pour créer un nouveau paradigme où l'IA guide les opérations financières.

« Comme beaucoup d'entreprises, nous améliorons nos flux de travail existants en ajoutant des capacités d'IA, ajoute David Horn. Mais l'avenir vers lequel nous nous dirigeons est plus transformateur, les clients n'auront plus besoin de naviguer dans notre interface traditionnelle. Au lieu de cela, ils auront simplement des conversations avec une IA qui comprend leurs besoins et gère automatiquement les opérations financières. Par exemple, avec une compréhension approfondie des politiques et des procédures opérationnelles de l'entreprise afin que toutes les actions de révision et d'audit pour des cas de dépenses bien définis puissent être entièrement automatisées, en ne confiant que les zones grises aux employés pour qu'ils tranchent. »

Cette collaboration avec Anthropic et AWS est en phase avec la conviction de Brex selon laquelle, à mesure que l'IA progresse, la valeur différenciatrice de la gestion des dépenses passera des fonctionnalités logicielles à l'expertise en matière de conformité, aux partenariats et à l'automatisation intelligente, autant de domaines dans lesquels Brex excelle.

« Comme l'IA rend le développement logiciel plus accessible, les caractéristiques techniques ne permettront pas à elles seules de faire la différence entre diverses solutions, affirme David Horn. Ce qui compte vraiment, c'est notre expertise en matière de conformité et nos collaborations stratégiques, ce que l'IA ne peut émuler. Ce sont précisément les domaines dans lesquels Brex excelle, et c'est pourquoi nous continuerons à être leader dans la gestion des dépenses. »